Teamleitung (d/m/w) für unsere Vertretungssekretariate
- Thiemstrasse 111
Wir bieten umfassende Maximalversorgung mit 22 Kliniken und 4 Instituten für jährlich über 150.000 Patienten/innen sowie ein inspirierendes Umfeld für Forschung und Lehre.
Die MUL – CT vereint Forschung, Lehre und Krankenversorgung in einem innovativen Rahmen und bietet vielfältige Karrierechancen, erstklassige Weiterbildungsprogramme und eine hochmoderne Arbeitsumgebung im Herzen von Cottbus.
Gestalten Sie die Zukunft der Medizin bei uns!
Ihr Verantwortungsbereich
- Organisation: Sie führen das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial und sind zentrale Ansprechpartner:in für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeitenden.
- Schreibtätigkeiten & Korrespondenz: Sie übernehmen alle administrativen Aufgaben, bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und -ausgang.
- Terminmanagement: Sie planen und koordinieren Termine für Ambulanz und Privatambulanz.
- Dienstplanung: Sie gestalten eigenständig den elektronischen Dienst- und Urlaubsplan.
- Veranstaltungen & Reisen: Sie planen, organisieren und bereiten Veranstaltungen vor und übernehmen die Organisation von Dienstreisen.
- Berichte & Auswertungen: Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte zur Unterstützung der Klinikleitung.
- Teamkoordination: Sie koordinieren das Vertretungsteam und die damit verbundenen Prozesse.
- Urlaubsplanung: Sie koordinieren und kontrollieren die Urlaubsplanung des Vertretungsteams sowie der Chefarztsekretariate.
- Vertretungseinteilung: Sie teilen Mitarbeitende für Krankheits- und Urlaubsvertretungen ein.
- Dienstberatung & Mitarbeitergespräche: Sie nehmen an Dienstberatungen teil und führen Mitarbeitergespräche.
- Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für Chefärzte und Chefarztsekretariate.
- Einarbeitung & Prozessklärung: Sie unterstützen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und klären prozessorganisatorische Sachverhalte.
- Sekretariatsvertretung: Sie übernehmen die vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung.
- Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für andere Sekretariate und Stabstellen, z. B. QM, Presse und MWFK.
- Beschaffungs- und Onboarding-Unterstützung: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge für die Arbeitsplatzausstattung neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich und unterstützen das Ankommen neuer Teammitglieder.
Ihr Profil
- Ausbildung: Sie verfügen mindestens über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung; ein erweiterter Abschluss ist von Vorteil.
- Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der Leitung eines Sekretariats mit, dies ist jedoch keine Voraussetzung.
- Fachkenntnisse: Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit deutscher Rechtschreibung und medizinischer Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch.
- Kommunikation & Auftreten: Sie haben exzellente Umgangsformen und treten sensibel sowie fachkundig im Kontakt mit Patienten und Mitarbeitenden auf.
- Arbeitsweise & Kompetenzen: Sie arbeiten selbstständig, ergebnisorientiert und verfügen über Durchsetzungsvermögen, analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und sichere Urteilskraft.
- Zuverlässigkeit: Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig.Fort- und Weiterbildung: Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden.
- Veränderungsbereitschaft: Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv.
- Teamarbeit: Sie arbeiten gerne in einem diversen und internationalen Team.
Das bieten wir Ihnen
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
- Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
- Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
- Ein Entgelt nach TV-MUL
- 30 Tage Urlaub
- Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
- Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
- Mitarbeiterveranstaltungen
Kontakt
Erste Fragen zum Bewerbungsverfahren beantworten wir Ihnen gern unter Tel: 0355 46-2812 oder unter bewerbungen@mul-ct.de. Ihre persönliche Ansprechpartnerin ist Lisa Blümel.
Nehmen Sie bei Fragen auch gern Kontakt per WhatsApp mit uns unter 0160 96518789 auf.
Weitere Informationen zum Universitätsklinikum finden Sie auf unserer Homepage www.mul-ct.de
Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ÷ Recruiting-Team der MUL – CT ÷ Thiemstraße 111, 03048 Cottbus ÷
- Lisa Blümel
- Referentin Arbeitgebermarketing und Recruiting
- 0355 46 2812
